FONDEMENTS LÉGAUX

Est institué dans chaque commission scolaire, un CP composé des personnes suivantes :

1. Un représentant de chaque école, élu par l'assemblée des parents, conformément au deuxième alinéa de l'article 47 de la LIP;
2. Un représentant au Comité consultatif EHDAA désigné par les membres de ce comité.

Un représentant d'une école demeure membre du CP même si son enfant ne fréquente plus l'école qu'il représente.

NOMINATION DES MEMBRES ET DES SUBSTITUTS (art.47 et 189, LIP)

Les membres proviennent de chacune des assemblées générales annuelles des écoles et du Comité consultatif EHDAA, tel que stipulé dans la LIP.

Chaque assemblée générale annuelle des parents peut nommer un substitut au représentant au CP pour siéger et voter à la place du représentant lorsque celui-ci est empêché de participer à une séance du CP. Il en de même pour le Comité consultatif EHDAA.

OFFICIERS

Note : il est possible de cumuler plus d'un poste en l'absence de personnes intéressées.

Le comité élit un président et des commissaires-parents et nomme tout autre officier qu'il juge utile à son bon fonctionnement.

3.1 Élection du président (art. 190, LIP)

Elle se fait chaque année avant le 31 octobre. C'est le président sortant qui convoque les membres ou, à défaut, le secrétaire général de la CS.

3.2 Élection des commissaires-parents (art. 143 et 145, LIP)

Chaque année, avant le troisième dimanche de novembre, le CP procède à l'élection des commissaires-parents. Le président convoque les membres ou, à défaut, le secrétaire général de la CS. Le représentant est élu à la majorité des voix des membres présents. Son mandat est d'un an.

Le représentant ne doit pas être membre du personnel de la CS. Le CP choisit deux commissaires-parents : l'un parmi les représentants des écoles qui dispensent l'ordre d'enseignement primaire et l'autre parmi les représentants des écoles qui dispensent l'ordre d'enseignement secondaire.

3.3 Nominations des officiers

Le CP nomme un vice-président, un secrétaire et un trésorier. S'il le juge opportun. Le CP choisit aussi un agent d'information et lui confie un mandat.

RÔLE D'UN MEMBRE, DU REPRÉSENTANT ET DES OFFICIERS

4.1 Le membre :

- contribue à l'amélioration de l'efficacité du comité en faisant connaître régulièrement son point de vue sur tous les sujets discutés;
- s'assure que tous les membres ont l'information nécessaire et pertinente pour prendre une décision éclairée;
- doit lire, avant la séance, tous les documents relatifs aux sujets dont le traitement nécessitera son point de vue.

4.2 Le représentant :

- joue un rôle d'agent de liaison entre le CP, les parents du CÉ, ceux de l'assemblée générale qui l'ont élu ceux du Comité consultatif EHDAA dans le cas du représentant qui en provient;
- se fait remplacer par son substitut lorsqu'il ne peut être présent;
- transmet à son CÉ ou au Comité consultatif EHDAA les positions et les résolutions du CP qui les concernent en vertu de leurs pouvoirs et fonctions respectives et vice-versa.

4.3 Le président

- convoque les assemblées du comité;
- prépare les ordres du jour;
- préside les assemblées du comité;
- fait partie d'office des sous-comités et en coordonne le travail;
- est responsable de la préparation du rapport annuel;
- stimule la participation des membres;
- prend toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement du comité entre les assemblées;
- établit un climat favorisant l'expression;
- assure le lien entre le CP et la direction générale de la CS;
- assure le suivi des décisions du comité.

4.4 Le vice-président :

Il fait équipe avec le président, en vue de l'aider dans l'accomplissement de ses tâches. Il remplace le président en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de ce dernier.

4.5 Le secrétaire :

- rédige les convocations, les ordres du jour des séances et les procès-verbaux;
- rédige et conserve la correspondance officielle du comité;
- tient à jour la liste des membres du comité;
- signe, avec le président, les documents officiels du comité;
- rédige le rapport annuel, en collaboration avec le président;
- assure le suivi des assemblées du comité, en collaboration avec le président.

4.6 Le trésorier :

- produit un état des finances à chaque réunion;
- achemine toute demande de paiement;
- recueille les pièces justificatives;
- s'assure que les dépenses répondent à la politique de dépenses du comité;
- s'assure du respect du budget;
- prépare les prévisions budgétaires en collaboration avec le président;
- prépare un rapport financier annuel en collaboration avec le président.

4.7 Le commissaire-parent :

- est le lien privilégié entre la CS et son CP
- collabore à la préparation de l'ordre du jour;
- transmet au CP des rapports écrits de ses activités à la CS;
- est vigilant et se tient au courant de tout ce qui se passe dans les écoles;
- est conscient de représenter les parents;
- dispose d'un mandat clair de son CP.

SÉANCES

5.1 Régulières et convocation

La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, du procès-verbal de la séance précédente et de tout autre document jugé pertinent à la bonne marche des séances. Également, les séances sont publiques.

Le comité tient au moins trois séances ordinaires par année. La séance est convoquée par le président ou la présidente du comité au moins cinq jours ouvrables avant la séance.

5.2 Ordre du jour

L'ordre du jour peut comprendre les items suivants :

- ouverture de l'assemblée et vérification du quorum;
- adoption de l'ordre du jour;
- adoption du procès-verbal de la réunion;
- suivi du procès-verbal;
- rapport des officiers;
- affaires concernant les représentants des parents des CÉ et du Comité consultatif EHDAA;
- affaires concernant les sous-comités;
- affaires concernant les délégations et les représentations;
correspondance;
- affaires nouvelles;
- parole au public;
- prochaine séance;
- levée de l'assemblée.

L'ordre du jour est préparé par le président et /ou le secrétaire en collaboration avec les commissaires-parents.

Exceptionnellement, tout membre doit informer le président d'un sujet qu'il veut faire inscrire à l'ordre du jour, si le délai prévu en 5.1 n'est pas respecté.

Au début de la séance, le président doit soumettre le projet d'ordre du jour à l'approbation des membres du comité qui peuvent, soit ajouter, soit changer le rang des sujets inscrits.

L'ordre du jour étant adopté, toute modification nécessite une proposition adoptée par les deux tiers des membres présents.

La période de questions est limitée à dix minutes.

Lors des séances extraordinaires, l'ordre du jour ne peut être modifié que si tous les membres sont présents et y consentent à la majorité des voix.

5.3 Spéciales ou d'urgence et convocation

Pour les séances spéciales, le comité est convoqué par le président. Il peut aussi être convoqué par au moins un tiers de ses membres ou par la CS. Toute convocation se fait au moyen d'un avis d'au moins deux jours francs et doit être accompagnée d'un projet d'ordre du jour. Cependant, dans les cas urgents, une convocation peut se faire par tout moyen efficace à condition qu'il s'écoule une période d'au moins vingt-quatre heures entre l'avis de convocation et la séance. Les décisions adoptées lors de telles séances d'urgence doivent être entérinées au cours de la première séance régulière qui suit. Les séances sont publiques.

5.4 Procès-verbal

Pour chaque réunion, un procès-verbal est dressé et consigné dans le registre des procès-verbaux du comité. Le procès-verbal indique minimalement :

- la date, l'heure et le lieu de la réunion;
- le nom des membres présents et absents pour fin de quorum;
- les votes pris et l'inscription des dissidences, s'il y a lieu;
- l'heure de la levée de la réunion ou de son ajournement, de même que le nom des personnes qui arrivent ou quittent en cours de réunion.

La secrétaire fait lecture du procès-verbal au début de chaque séance, à moins que les membres n'en aient obtenu copie au moins cinq jours ouvrables avant le début de la réunion.

L'adoption du procès-verbal ne comporte pas une nouvelle expression des membres. Les erreurs ou omissions sont corrigées séance tenante et apparaissent dans le procès-verbal de la réunion subséquente.

Les résolutions dûment approuvées sont exécutoires sans attendre l'approbation du procès-verbal. Seuls les membres qui ont assisté à la séance concernée par ce procès-verbal peuvent proposer son adoption. Après son adoption, le procès-verbal est signé, séance tenante, par la personne qui préside et contresigné par le secrétaire.

5.5 Quorum

Le quorum est le nombre minimum de membres dont la présence est requise pour valider les délibérations. Le quorum du comité de parents est fixé à plus du tiers des membres dûment élus par leur assemblée générale respective.

FONCTIONNEMENT

6.1 Fonctionnement général

Le CP détermine la date, le lieu et l'heure de ses réunions. Les séances doivent avoir lieu dans une école ou bien dans plusieurs écoles par système de vidéoconférence. Il détermine aussi la date et les modalités de présentation de ses prévisions budgétaires de même que de ses rapports et recommandations

Les séances se tiennent le 2^e mardi de chaque mois, de septembre à juin, tel que déterminé lors de l'adoption du calendrier des rencontres lors de la première séance du comité de parents qui se tient au mois d'octobre de chaque année.

6.2 Délibérations, amendements et décisions

6.2.1 Les membres doivent obtenir l'autorisation du président pour s'exprimer. Les membres doivent toujours s'adresser au président et doivent restreindre leurs remarques au sujet traité. Tout membre a le droit et le devoir de questionner et de s'informer afin d'être en mesure de se prononcer.

6.2.2 Le comité détermine les règles de procédure relatives à ses délibérations. Elles peuvent être changées sur résolution votée à la majorité des voix. Les décisions sont prises par résolution proposée par un membre et votée à la majorité des membres présents et formant quorum. Les propositions n'ont pas à être appuyées.

6.2.3 Un amendement est une modification à une proposition. Tout membre peut proposer un amendement à une proposition en retranchant, en ajoutant ou en remplaçant des mots. Tout amendement doit être proposé, discuté et voté avant de continuer la discussion sur la proposition.

6.2.4 Lorsque le débat semble terminé, le président demande si les membres sont prêts à voter. S'il n'y a pas d'objection valable, le président ou le secrétaire lit la proposition de nouveau et invite les membres à se prononcer. Habituellement, les membres votent à main levée, à moins que le vote au scrutin secret n'ait été demandé. Le président fait connaître le résultat du vote et le secrétaire le consigne au procès-verbal. En cas de partage, le président à voix prépondérante.

6.3 Ajournement de la séance

C'est l'ajournement de la séance ou les débats en cours à une autre heure ou à un autre jour. Dans le cas d'un autre jour, le secrétaire donne avis par téléphone de cet ajournement aux membres absents.

6.4 Séance à huis-clos

Au besoin ou selon la confidentialité de certains sujets, le huis-clos peut être décrété sur demande du comité.

6.5 Assiduité aux séances

Un membre prévoyant être absent et ne pouvant se faire remplacer par son substitut à une séance ordinaire ou extraordinaire doit en aviser le président ou le secrétaire.

Les documents afférents à la réunion et déposés séance tenante ne sont pas envoyés aux membres absents qui n'ont pas avisé.

6.6 Sous-comités et personnes-ressources

Le comité peut s'adjoindre, au besoin, un ou des conseillers qui toutefois n'en sont pas membres et n'y ont pas de droit de vote. Le comité peut former des sous-comités auxquels il confie des travaux utiles à la poursuite de ses objectifs. Ces sous-comités peuvent être constitués, notamment selon l'ordre des sujets à étudier, selon les niveaux d'enseignement ou selon les divisions territoriales. Ces sous-comités peuvent, avec l'assentiment du comité, s'adjoindre d'autres personnes.

6.7 Comité exécutif

6.7.1 Composition

Le comité exécutif se compose :

- du président
- du vice-président
- du secrétaire
- du trésorier
- des commissaires-parents
- d'un représentant à la l'Association des CP du Bas St-Laurent, Gaspésie, les Îles (ACPBGI)

6.7.2 Rôle du comité

- Voit aux affaires courantes : gestion de la correspondance, gestion du budget selon la politique de dépenses et les prévisions budgétaires adoptées au préalable par le CP et suivi au plan d'action.
- Peut préparer les ordres du jour du CP.
- Voit au bon fonctionnement des comités de travail s'il y a lieu.
- Prépare le rapport annuel, le projet de plan d'action et les prévisions budgétaires pour l'année à venir et les fait adopter au CP.
- Prend les décisions d'urgence et les fait entériner au prochain CP.

6.7.3 Fonctionnement

- Fréquence des séances : le comité se réunit au besoin, à la demande de la présidence ou de deux membres de l'exécutif.
- Convocation : la convocation se fait par écrit ou par téléphone au moins 48 heures à l'avance.
- Quorum : le quorum est établi à la majorité des membres.
- Décisions : les décisions se prennent à la majorité des voix.
- Règles de procédure : le comité se donne les règles de procédure qu'il juge à propos.

6.8 Transfert de documents

Un membre qui quitte le CP transmet ses documents au président. Si c'est le président qui quitte, il transmet ses documents au vice-président.

6.9 Avis et recommandations

Le comité transmet ses avis ou ses recommandations à la CS.

Le commissaire-parent est le porte-parole privilégié du CP auprès de la CS.

Un sujet inscrit à l'ordre du jour d'une séance du conseil des commissaires peut être un moyen approprié pour donner ses avis ou de les formuler suite à une demande de la CS.

Le commissaire-parent peut faire part à la CS de tout point vue ou de toute information susceptible de contribuer à faire connaître ce que pense le comité.

Sur des sujets connus à l'avance, le comité donnera son avis par résolution. Le comité constitue une voie de communication permanente entre la CS et les parents des écoles. Il se donne, avec la collaboration de la Commission, des moyens pour assumer ses responsabilités.

6.10 Communication

Le comité définit le mode de communication à établir avec les parents des conseils d'établissements, les organismes de participation des parents du Comité consultatif EHDAA et les parents des écoles. Le comité maintien les liaisons nécessaires avec les organismes intéressés à la vie de la CS, par exemple, le comité des politiques pédagogiques, les syndicats des employés, etc. Cependant, tout avis officiel du CP s'adresse à la Commission.

6.11 Rapport annuel

Le comité fait rapport annuellement de ses activités et de ses dépenses à la CS, et ce, à la date que cette dernière détermine. Le rapport est transmis à chacun des membres du CP qui doit le rendre disponible aux parents de son école.

FINANCEMENT DU CP

7.1 Prévisions budgétaires

Les ressources financières sont allouées par la CS. À la date déterminée par elle, le CP soumet ses prévisions budgétaires.

7.2 Budget annuel

Le comité peut avoir des revenus propres. Le comité adopte son budget de fonctionnement, voit à son administration et rend compte à la CS selon les modalités établies entre la CS et le CP.

7.3 Soutien administratif

La CS met gratuitement à la disposition du comité, en plus du budget qu'elle lui attribue, les ressources disponibles, notamment les locaux de réunions, la papeterie, la documentation et les services de secrétariat nécessaires à son bon fonctionnement

7.4 Règles de dépenses admissibles

La participation au comité ou à ses sous-comités, à titre de membre ou de conseiller, se fait sur une base bénévole. Cependant, les dépenses encourues par les membres du comité et des sous-comités et qui ont été autorisés au préalable par ce dernier dans le cadre de son budget sont remboursées selon la politique de dépenses approuvée par le CP.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Les règles de régie interne ont été adoptées le 13 novembre 2007 (CP-1311-03).